# Volunteer-Rotation über mehrere Wochen planen (/tutorials/run-volunteer-rotation)



## Überblick [#überblick]

In diesem Tutorial lernst du, eine Volunteer-Rotation über mehrere Anlässe hinweg zu planen. Das Tutorial richtet sich an Teamleiter, die Worship, Tech, Kinderteam oder Host-Team koordinieren und die Einteilung im Voraus für einen ganzen Monat fertig haben wollen. Es setzt voraus, dass du folgendes grob kennst:

Die Mobile-App ist noch in Entwicklung. Bis zu ihrer Veröffentlichung bestätigen Volunteers über den Link in ihrer Einladung.

* [Einen Anlass planen](/tutorials/plan-a-service)
* [Team erstellen](/how-to/teams/create-team) – mindestens ein Team mit Positionen und Mitgliedern muss existieren

Nach diesem Tutorial kannst du:

* Vier Anlässe in Folge mit Positionen besetzen
* Einladungen bündeln und den Rückmeldungs-Status verfolgen
* Reagieren, wenn jemand über den Einladungslink absagt

## Hintergrund [#hintergrund]

In iglesio planst du immer einen Anlass nach dem anderen. iglesio teilt niemanden automatisch ein und füllt auch keine Wochen im Voraus. Die Einteilung machst du selbst, dafür siehst du dabei genau, wer wann schon im Einsatz war.

## Bevor du startest [#bevor-du-startest]

* Du bist als Admin oder Mitglied mit Zugriff auf Services und Teams angemeldet.
* Dein Team hat Positionen und Mitglieder (siehe [Team erstellen](/how-to/teams/create-team)).
* Du kennst den Zeitraum, den du planen willst (z. B. die kommenden vier Sonntage).

## Vier Anlässe in Folge besetzen [#vier-anlässe-in-folge-besetzen]

Jetzt besetzt du die vier kommenden Sonntage. Die Einteilung passiert pro Anlass, aber du kannst dich schnell zwischen ihnen bewegen.

1. Öffne **Anlässe** und wähle die Wochenansicht (Icon **Woche**).

2. Klicke auf den ersten Sonntag in der Liste.

3. Öffne den Tab **Positionen**.

4. Für jede offene Position:

   a. Klicke **Zuweisen**.

   b. iglesio zeigt die Mitglieder des zuständigen Teams.

   c. Wähle eine Person aus. Die Zuweisung wird als **Ausstehend** gespeichert.

5. Wiederhole bis alle Positionen im Anlass besetzt sind.

6. Gehe zurück zur Services-Liste und öffne den zweiten Sonntag. Wiederhole Schritt 3–5 bis alle vier Wochen geplant sind.

<Callout type="warn">
  Swap (ein Tausch-Workflow zwischen zwei Volunteers) ist nur teilweise in der
  UI. Für jetzt: manuell zuweisen, bei Absagen manuell umschichten.
</Callout>

## Einladungen bündeln [#einladungen-bündeln]

Solange Zuweisungen auf **Ausstehend** stehen, ist noch keine Einladung draussen. Du kannst sie einzeln pro Anlass versenden oder – wenn du bereit bist – durch alle vier Anlässe durchgehen und jeweils einladen.

1. Öffne den ersten geplanten Anlass, Tab **Positionen**.
2. Prüfe die Übersicht: oben rechts siehst du, wie viele Positionen bereits besetzt sind (`4/6` z. B.).
3. Klicke **Einladungen senden**. Jede zugewiesene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Bestätigen oder Ablehnen. Push-Benachrichtigungen folgen mit der Mobile-App.
4. Wiederhole für die anderen drei Sonntage.

## Status verfolgen [#status-verfolgen]

Nach dem Versand siehst du pro Zuweisung einen Status-Badge:

* **Ausstehend** – wartet auf Antwort
* **Bestätigt** – Person hat über den Einladungslink zugesagt
* **Abgelehnt** – Person hat abgesagt, du musst jemand anderen zuweisen

Volunteers bestätigen oder sagen über den Einladungslink ab. Nach Veröffentlichung der Mobile-App sehen sie ihren nächsten Einsatz auch dort und können direkt reagieren. Die Antwort erscheint sofort in deiner Planung.

Bei einer Absage:

1. Klicke in der Positionen-Liste auf das Papierkorb-Icon hinter der abgelehnten Person, um die Zuweisung zu entfernen.
2. Klicke **Zuweisen** für dieselbe Position.
3. Wähle einen Ersatz aus der Team-Liste.
4. Klicke erneut **Einladungen senden**, damit nur die neue Zuweisung benachrichtigt wird.

## Zusammenfassung [#zusammenfassung]

In diesem Tutorial hast du gelernt, wie du:

* Vier Anlässe in Folge mit Positionen besetzt
* Einladungen versendest und den Status pro Zuweisung verfolgst
* Bei Absagen schnell einen Ersatz zuweist

## Nächste Schritte [#nächste-schritte]

* [Anleitung: Positionen zuweisen](/how-to/services/assign-positions)
* [Anleitung: Veröffentlichen](/how-to/services/publish-and-notify)